FoodMeUp : gestion collaborative des recettes et fiches techniques

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De l'idée au projet

Ancien ingénieur en génie urbain, diplômé HEC Grande Ecole et SciencesPo Droit Economique, Sébastien Vassaux est aussi titulaire d'un CAP Pâtisserie à l’Ecole de Boulangerie et de Pâtisserie de Paris. En 2014 alors qu'il travaille sur l'ouverture d'une chaîne de boulangerie au Brésil, se posent tout de suite les problèmes de calcul de rentabilité, d'établissement des fiches techniques et les questions qui vont avec : comment avoir des graphiques, comparer les produits les uns par rapport aux autres, déterminer les produits à perte, etc.

Pour répondre à ce besoin la grande majorité de la profession utilise le petit doigt du dirigeant orienté dans le sens du vent… ou Excel. Quelques logiciels existent mais ne sont clairement pas très répandus et sont, pour la plupart, archaïques (pensez logiciel Windows, pas de gestion multi-utilisateur ou multi-sites, dépendants de la caisse, compliqués à utiliser, etc.). Faire son contrôle de gestion sur Excel est un vrai calvaire et devient complètement impossible dès que l'on veut entrer dans une gestion de fiches techniques / sous fiches techniques (autrement appelées recettes ou nomenclatures) avec calculs automatisés des ratios via les approvisionnements. Les logiciels restants sont des ERP (Cegid, Navision, Odoo…) mais complètement sur-dimensionnés pour un restaurateur ou même une chaîne de restaurants de taille petite à moyenne. Pour les plus grandes chaînes, les problèmes de délégation et de gestion multi-site ne sont clairement pas prises en charge du tout.

Les logiciels de gestion de fiches techniques version Web, modernes et pratiques se comptent donc sur les doigts d'une main.

Sébastien part aussi d'un autre constat : il existe de très nombreux sites internet de recettes mais pas fréquentés ni utilisables par des professionnels car ne prenant pas en compte les problématiques de gestion et de fabrication. Pourquoi donc ne pas inventer le « Marmiton des pros » : un logiciel de gestion des recettes en mode collaboratif, orienté gestion. Voilà de quoi se différencier des deux logiciels concurrents restants. Le projet FoodMeUp est ainsi lancé.

Collaboratif public et collaboratif entreprise

FoodMeUp peut être utilisé en tant qu'utilisateur unique ou en réseau : école, entreprise, groupe de travail, etc. Un utilisateur peut s'inscrire à plusieurs réseaux et ainsi :

  • accéder aux recettes éditées par ces réseaux (après validation de leur part), bénéficier des actualisations des recettes et ingrédients à chaque modification,
  • bénéficier de droits supplémentaires pour gérer d'autres ressources (stock d'ingrédients, plannings, commandes, etc) ;
  • gagner en reconnaissance dans les échanges publics des restaurateurs ;
  • faciliter la saisie de données dans d'autres modules (coût de revient, etc).

Gestion des ingrédients et recettes

Sur FoodMeUp, chacun peut composer ses recettes avec ses propres produits (ingrédients ou autres recettes) mises en commun sur la plateforme. Il suffit de cliquer sur un ingrédient ou une recette existant pour l'ajouter à son portefolio de recettes et  pouvoir l'utiliser. Lorsqu'une fiche technique est ainsi importée, elle peut être utilisée telle quelle ou copiée, versionnée et rendue privée. Ceci permet de démarrer et tester l'application sans devoir passer des heures à devoir la configurer.

FoodMeUp gestion ingrédients
FoodMeUp selection des ingrédients

Pour chaque ingrédient il est possible de renseigner ses catégories, un nom complet (beurre 25g, par exemple), le nom utilisé dans les recettes, un code EAN, la marque, si le produit est acheté en vrac ou unitairement, auquel cas les conditionnements comme le poids du produit, le nombre d'unités et le poids de chaque unité seront renseignés. Chaque ingrédient peut être annoté avec des mots clefs, accompagné d'images, d'un lien vers le site internet de son origine, une description sommaire et/ou plus longue (comme sur Word). Enfin le nombre de calories (kcal / 100g) peut être ajouté.

Les ingrédients peuvent être créés à la chaîne (saisie rapide) ou importés depuis un tableau Excel.

FoodMeUp recette
FoodMeUp fiche recette

Chaque recette est accompagnée d'un nom, de catégories, d'étiquettes de classement, une description courte et une description longue (type Word avec des images), d'un nombre de parts ou de pièces à produire et si la recette est publique ou privée (abonnement pro). Pour composer la recette, il suffit de sélectionner ingrédients et sous-recettes la composant. Seront indiqués le nom d'usage, la quantité et l'unité utilisée pour chaque ajout. L'arbre de composition des recettes peut être infini : on peut enchainer des sous-recettes à la chaine, chacune contenant d'autres sous-recettes et ainsi de suite.

D'autre part, les étapes de production de la recette peuvent être indiquées, avec pour chacune le type d'étape (pesée, préparation, refroidissement, nettoyage, etc.), le temps de préparation, si ce temps dépend de la quantité à produire ainsi qu'une description de l'étape à destination des préparateurs. Enfin fichiers, images ou videos peuvent être ajoutés aux recettes.

Comme FoodMeUp fonctionne de manière collaborative il est possible d'intégrer des ingrédients et des recettes issus d'autres utilisateurs de FoodMeUp ayant mis leur recettes publiques.

Les recettes sont versionnables de manière à en garder un historique. Les développeurs se diront que FoodMeUp est le "Github" de la fiche technique et ils auront raison.

Enfin, et bien évidemment, FoodMeUp, avec sa gestion des achats propose une mécanique permettant de calculer le prix de revient et la marge des recettes, en utilisant un prix standard fournisseur.

Gestion fournisseurs, achats, production et stocks

Une gestion des fournisseurs permet de saisir ou récupérer de la plateforme des fournisseurs connus. Qui dit fournisseurs, dit gestion des prix d'achats des ingrédients. FoodMeUp permet de préparer les commandes fournisseur, renseigner des dates de livraison prévisionnelles, les envoyer par email automatiquement par FoodMeUp. Dans le cas d'une réception de commande FoodMeUp propose d'ajouter l'intégralité de la réception au stock (stock sans mouvement).

Côté stock, celui ci est ajustable (stock réel) et permet de visualiser un prévisionnel à date prenant en compte les commandes à recevoir en début de journée (hausses de stock) et le planning de production des jours à venir (baisses de stock).

FoodMeUp planning production
FoodMeUp planning de production

FoodMeUp dispose d'un module de gestion du planning de production. Les recettes sont imprimées pour créer des fiches de préparation pour les commis. Le planning de production se présente sous la forme d'un calendrier où les recettes sont déposées aux dates et heures souhaitées, en ajustant les quantités à produire et en affectant les tâches aux équipes. Une fois le planning de production mis en place, si tant est que les fournisseurs des produits sont renseignés, FoodMeUp prépare les bons de commande et permet l'envoi direct du consolidé des commandes par mail aux fournisseurs, en prenant en compte les stocks et quantités minimales de stock. Dans le cadre du passage de commande, il est possible de choisir le fournisseur de son choix si plusieurs fournisseurs sont disponibles pour les mêmes produits, sinon le premier sera prix par défaut. Le planning de production peut être enregistré comme modèle, facilitant ainsi sa mise en place semaine par semaine : idéal pour les établissements à forte dimension fabrication.

FoodMeUp stock à terme
Stock à terme, en fonction du planning de production et des stocks

FoodMeUp est disponible en plusieurs tarifs

  • Gratuit pour une utilisation en mode collaboratif
  • Version par abonnement mensuel pour start-ups, TPE
  • Version grand compte, sur-mesure

Peu commun pour ce type de logiciel, FoodMeUp fonctionne sur tout support internet (PC, tablette et smartphone).

FoodMeUp est sorti en avril 2015 et connait déjà une jolie notoriété (plus de 600 membres) parmi les restaurateurs, traiteurs, boulangers, blogueurs et étudiants. Récemment FoodMeUp lève 480k€ chez Elior pour l'accélération de son développement.

Soutenir de jeunes pousses innovantes de la FoodTech s’inscrit parfaitement dans notre stratégie numérique. Accueillir FoodMeUp au sein notre de notre programme d’open-innovation permet de décloisonner notre modèle grâce à l’intégration de nouvelles technologies structurantes. Nous souhaitons accompagner le développement de FoodMeUp et contribuer ainsi à l’éclosion d’un écosystème dont toute l’industrie bénéficiera.

Philippe Salle, Président et CEO d’ Elior Group